Lagerartikel

Short Facts  

Die Warenwirtschaft erweitert Hublify um eine Lagerartikelverwaltung.

• eigenständige Artikeldaten
• umfangreiche (erweiterbare) Datenfelder
• Chargentauglich
• Seriennummern
• Einkaufskosten
• physikalischer Bestand-Zähler
• reservierter Bestand-Zähler (über Lieferungen)
• (permanente) Inventur für jeden Lagerartikel möglich
• Import von Lagerartikeln, inkl. Bestandsbuchungen (z.B. Einbuchen oder Inventur) via Aktionslisten

Einführung und Grundlagen

Mit der Warenwirtschaft wird eine Lagerartikelverwaltung integriert, die es dir erlaubt, alle Artikel in Lagern zu hinterlegen, Bestände zu erfassen und nachzuhalten. Neben den Basisdaten können jedem Lagerartikel die Einkaufskosten hinterlegt werden. Das erlaubt pro Artikel die Gewinn- und Margenberechnung. Über dynamische Datenfelder können beispielsweise auch Versandkosten, die beim Versand in unterschiedliche Länder anfallen, pro Lagerartikel und Land hinterlegt werden.

Lagerartikel und Produkte

Alle Lagerartikel werden separat von den Shop-Produkten betrachtet, welche nach außen z.B. in einem Online Shop dargestellt werden. Durch diese Entkoppelung ist es möglich, deinen Gesamtbestand an Artikeln in der Warenwirtschaft zu pflegen, auch wenn ggf. nur ein bestimmter Anteil der Artikel tatsächliche Produkte zum Verkauf im Online-Shop sind.

Die Referenzierung zwischen einem Lagerartikel und einem Shop-Produkt findet über den Shop-Produktcode (kurz: pcode) statt. Achte ggf. darauf, dass Artikel, die als "Produkt" gelistet sind mit gleichem pcode auch als Lagerartikel angelegt wurden.

Bestand, Verfügbarkeit und Reservierung

Neben den Basisdaten zu einem Lagerartikel, wie der GTIN (EAN), UPC, dem Gewicht oder den Abmessungen, können auch weiterführende Informationen hinterlegt werden. So können zu jedem Lagerartikel die Bestandskennzahlen - Melde-, Soll- und Sicherheitsbestand - hinterlegt werden.

Meldebestand

Der Meldebestand ist dabei der Bestand, bei dem eine Bestellung bei Lieferanten getätigt werden sollte.

Sollbestand

Mit dem Sollbestand wird der optimale Lagerbestand eines Artikels angegeben, um die Kundennachfrage während des regulären Geschäftsbetriebs abzudecken. Bei einer Lieferantenbestellung ist dies der Lagerbestand, der erreicht werden soll. Er wird für die Berechnung der zu bestellenden Artikelmengen in Bestellvorschlägen herangezogen.

Sicherheitsbestand

Der Sicherheitsbestand ist die minimale Lagermenge eines Artikels. Er dient als Reserve für unvorhergesehene Ereignisse. Dieser wird im Normalfall bei nach außen dargestellten Lagerbeständen abgezogen (z.B. Online-Shop Verfügbarkeit). Dieser Wert kann je nach Lagerkonfiguration hilfreich sein, um ggf. Überverkäufe zu vermeiden.

Bestand vs. "unendlich"

Der eigentliche Bestandswert innerhalb der Warenwirtschaft wird unterschieden zwischen Fixwert und unendlich. Ist der Bestand ein Fixwert, so wirken sich alle Bestandsveränderungen direkt auf den Bestandswert aus, in dem der Bestand erhöht oder verringert wird. Ist der Bestand eines Lagerartikels auf unendlich gesetzt, so werden Bestandsveränderungen lediglich als Lagerartikelbewegung vermerkt. Der Bestandswert bleibt aber auf unendlich festgelegt.

Für die optimale Verwaltung deiner Bestände in deinen Lagern solltest du immer auf Fixwerte zurückgreifen. Die Möglichkeit den Lagerbestand auf unendlich zu setzen, könntest du anwenden, wenn du beispielsweise Lagerartikel in Drop-Shipping-Lagern hinterlegt hast, bei denen du Bestellungen direkt an deinen Lieferanten weiterleitest. Da du im Normalfall die tatsächlichen Bestände des Lieferanten nicht kennst, setzt du hier den Bestand auf unendlich. Im Regelfall kann der Lieferant die Nachfrage aus diesem Streckengeschäft bedienen, so dass du dir über die tatsächlichen Bestände keine Gedanken machen musst.

Ob ein Artikel grundsätzlich verfügbar, erst zu einem bestimmten Zeitpunkt oder gar nicht verfügbar ist, kann ebenfalls pro Lagerartikel definiert werden. Ist ein Lagerartikel als nicht verfügbar markiert, wird dieser nicht für die Reservierung zu einer Lieferung aus einer Kundenbestellung herangezogen. Dies ist beispielhaft nötig, wenn es sich um retournierte Artikel handelt, die Sie erst auf ihren Wiederverkauf prüfen wollen.

Die Reservierung eines Lagerartikels wird in der Warenwirtschaft über die Lieferungen aus Kundenbestellungen realisiert. Wird im z.B. im Online Shop ein Artikel erworben und im System eine Lieferung angelegt, so wird der Artikel der Lieferung im Lager reserviert. Für weitere Bestellungen steht damit nur noch der hinterlegte Bestand abzüglich der Reservierungen zur Verfügung.

Eine Reservierung bedeutet in der Regel nicht, dass der Lagerartikel seinen Lagerplatz verlassen hat. Es ist nur eine Information für das System diese Bestände des Lagerartikels virtuell anzupassen. Der Lagerartikel verlässt physisch seinen Lagerplatz erst, wenn es aus dem Lager genommen und einem Paket zugeführt. Erst wenn dieser Schritt dem System bekannt ist, wird die Reservierung aufgehoben und der Lagerartikel ausgebucht. Der Bestandswert des Lagerartikels im System wird dann entsprechend reduziert.

Lagerzuweisung

Jeder Lagerartikel wird - mit seiner eingebuchten Anzahl - einem Lager zugewiesen. So kann ein bestimmter Artikel natürlich auch in unterschiedlichen Lagern eingebucht sein.

Tipp: In welchen Lagern ein bestimmter Artikel enthalten ist, kann über die Übersicht der Lagerartikel einfach gefiltert werden, in dem der Shop-Produktcode in der entsprechenden Filtereingabe dieser Spalte eingetragen wird.

Mehr Informationen zu Lagern findest du unter: Warenwirtschaft - Lager

Ein-, Aus-, Umbuchen und Inventur

Jeder Lagerartikel kann - entsprechende Buchbarkeit des Lagers vorausgesetzt - in ein Lager eingebucht, aus einem Lager ausgebucht oder in ein anderes Lager umgebucht werden.

Beachte, dass eine Ein-, Aus- oder Umbuchung stets nur datenseitig erfolgt. Das heißt, dass nach der Aktion der Lagerartikel innerhalb des Systems im Bestand oder Lagerort verändert wurde. Es bedeutet hingegen nicht, dass diese Veränderung auch physisch im Lager erfolgt ist. Stimme deshalb deine internen Lagerprozesse immer mit der Nutzung des Systems ab.

Beim Einbuchen von Lagerartikel wird eine Bestandveränderung auf einen Lagerartikel in einem bestimmten Lager vorgenommen. Dabei wird die Anzahl der am Lager eingelagerten Artikel in der Regel erhöht. Dies ist bspw. der Fall wenn aus einer Lieferantenbestellung angelieferte Artikel an ihrem Lagerplatz eingebucht werden und diese ggf. somit zum Verkauf bereit stehen.

Beim Ausbuchen von Lagerartikel wird ebenfalls eine Bestandveränderung auf einen Lagerartikel in einem bestimmten Lager vorgenommen. Dabei wird die Anzahl der am Lager eingelagerten Artikel in der Regel verringert. Dies ist u.a. der Fall wenn ein Artikel einem physischem Paket zugeführt und gepackt wird, um es an einen Kunden auszuliefern. Der entsprechende Lagerartikel wird dann vom Lager ausgebucht und steht somit nicht mehr zum Verkauf.

Wenn eine bestimmte Anzahl eines Lagerartikels von einem Ausgangslager in ein anderes Lager übertragen werden soll, findet in der Regel eine Umbuchung statt. Dabei wird der Bestand des Lagerartikels am Ausgangslager reduziert und am Ziellager erhöht. Dies ist z.B. nötig, wenn der Bestand in einem Lager unter den Meldebestand fällt und nachbestellt werden müsste. Um ggf. kurzfristig den Bedarf zu decken ist es mit unter nötig weitere vorhandene Artikel aus einem anderen Lager dem Lager mit geringem Bestand zuzuführen (bspw. aus dem Zentrallager).

Bei der Inventur werden alle Lagerartikel in einem Lager gezählt und der neue Bestand hinterlegt. Ist der tatsächliche Bestand niedriger als bisher hinterlegt, vollzieht das System ein Inventur-Ausbuchung. Ist der reale Bestand höher als im Lager vermerkt, so wird eine Inventur-Einbuchung vorgenommen. Über den Report Inventur-Schwund kann über die Zeit nachvollzogen werden, welche Lagerartikel u.a. einen Schwund aufweisen.

Im Normalfall kann die Inventur nur vorgenommen werden, wenn sich das entsprechende Lager, an dem der Lagerartikel eingelagert ist, im Inventur-Modus befindet. Über ein spezielles Benutzerrecht ist es aber auch möglich eine permanente Inventur zuzulassen. Dabei braucht das zugehörige Lager nicht im Inventur-Modus befinden. Eine Inventur kann dann direkt am Lagerartikel vorgenommen werden, bspw. wenn sich der Lagermitarbeiter gerade beim Artikel befindet.

Lagerartikelbewegungen

Als Lagerartikelbewegungen werden alle Bewegungen bezeichnet, die durch Ein-, Aus-, Um- oder Inventurbuchungen entstehen. Alle Lagerartikelbewegungen können in einer Übersicht unter Warenbestand > Lagerartikel > Lagerartikelbewegungen eingesehen werden

Mit Hilfe dieser Übersicht kann nachvollzogen werden, wann eine Buchungsaktion durchgeführt wurde, wer diese vorgenommen hat, welcher Art die Buchungsaktion war und ggf. warum sie stattgefunden hat.

Wir empfehlen bei jeder Buchungsaktion das entsprechende Kommentarfeld zu nutzen, damit ggf. die Gründe einer Buchung auch im Nachhinein ersichtlich bleiben.

Kosten

Pro Lagerartikel können verschiedene Kosten hinterlegt werden.

Netto-Einkaufspreis

Der aktuell gültige Einkaufspreis. Wenn dieser beim Einbuchen mitgegeben wird, verändert er eventuell auch den Einzel-Warenwert dieses Lagerartikels.

Einzel-Warenwert

Spiegelt den durchschnittlichen Netto-Einzelwert dieses Lagerartikels wieder.
Dieser Wert ist, in Kombination mit dem aktuellen Bestand dieses Lagerartikels, die Grundlage für den Gesamt-Warenwert des Artikels / Lagers.

Dieser Wert kann vom Netto-Einkaufspreis natürlich abweichen. Bspw. wenn zu unterschiedlichen EK-Preisen mehrere Mengen dieses Artikels gekauft bzw. eingebucht wurden.

Beispiel

Zwei Einbuchungen zu:

• 10 Stk. "T-Shirt", zu 25,- EUR (= Einzel-Warenwert EUR 25,-)
• 20 Stk. "T-Shirt", zu 20,- EUR (= Einzel-Warenwert EUR 20,-)

ergeben zusammen eingebucht:

Lagerartikel, Einzel-Warenwert (30 Stk.) = EUR 21,67