Erste Schritte

Einführung

Mit der Hublify Warenwirtschaft wird es möglich, den gesamten Lieferungsprozess wesentlich genauer und übersichtlicher abzubilden und zu verwalten.

Die wichtigsten Eigenschaften sind dabei:

• Lieferungen haben nun einen direkten Bezug zu Lagerartikeln
• Reservierung von Lagerartikeln bei Erstellung von Lieferungen (FIFO)
• Vordefinierte Lieferungsstatus / und Gruppen
• (manuelle, teil- oder vollautomatische) Versandlisten-Erzeugung

Der Versandprozess

Ohne Warehouse

Nachfolgend ein typischer Ablauf, wie er ohne Warenwirtschaft häufig vorkommen dürfte und was Hublify bereits datentechnisch verwaltet.

• Bestellung / Auftrag kommt rein.
• allgemeiner Warenbestandszähler (Produkt-Daten) wurden reduziert.
• Backend: Lieferung(en) wurden zu Auftrag angelegt.
• Backend / Lager: Lieferung wurde gepackt.
• Backend / Lager: Lieferung wird dem Logistiker übergeben.
• Logistiker liefert Lieferung aus.
• Backend: Ggfs. Import von Logistiker-Listen mit erfolgreich ausgelieferten Paketen.

Mögliche Probleme bzw. damit verbunden Unwägbarkeiten

• Nur EIN Bestandszähler pro Produkt, d.h. mehrere Lagerorte können nicht verwaltet werden.
• Der Bestandszähler spiegelt nicht zwangsweise den physikalischen Bestand wieder.
• Wird außerdem über andere Online-Marktplätze verkauft, kann es leicht zu ungedeckten Überverkäufen kommen.
• Storno und Retouren sind bestandsmäßig nur manuell aufwendig zu erfassen.
• Keine lagerspezifischen Versandlisten verfügbar.
  Versand ab unterschiedlicher Lager nur mit manuellem, zeitlich intensivem Aufwand möglich.
• Picken und Packen-Zustände eigentlich nicht wirklich erkennbar.

Alle diese Probleme - und noch mehr - löst das eWarehouse.

Mit Warehouse

Mit dem eWarehouse werden einige Funktionalitäten ergänzt. Nachfolgend eine grobe Zusammenfassung für einen ersten Überblick auf den gesamten Kontext:

• Sobald eine Lieferung angelegt wurde, können bereits die entsprechenden Artikel in unterschiedlichen Lagern reserviert werden. Dies ist bspw. wichtig, wenn die Bestell- bzw. Auslieferreihenfolge (first come, first serve) beibehalten werden oder auch wenn z.B. der Zahlungsprozess (Vorkasse, ...) zu dem jeweiligen Auftrag noch gar nicht abgeschlossen ist.
• Pro Lager und pro Artikel gibt es eigene berechnete Reservierungszähler.
• Der physikalische Bestand pro Lager bzw. pro Artikel wird sauber abgebildet. Normalerweise wird dieser erst reduziert, wenn die Lieferung an den Logistiker übergeben wird.
• Ein oder mehrere Lager können zu einer Pack- bzw. Versandstation zugeordnet werden. An diesen Packstationen werden die Pakete gepackt und dem Logistiker übergeben. Die Packstationen bekommen (manuell, halb-/vollautomatisch) die aus den Reservierungen generierte Versandlisten.
• Mit dem eWarehouse ist sofort zu jedem Produkt ersichtlich: in welchem Lager, wie viele Produkte physikalisch vorhanden und wie viele reserviert oder überbucht sind.
• Zu jeder Lieferung: In welchem Status sie sich genau befindet bzw. wo z.B. noch welches Produkt in welchem Lager fehlt.
• Intelligente Versand-Vorschläge: Bei Versand ab mehreren Lagerorten wird die Packstation (oder Kombination) errechnet, über die alle Artikel insgesamt am günstigsten versendet werden kann.

Lieferungen

Mit der Warenwirtschaft kommen für die Lieferungen auch noch einige Erweiterungen hinzu:

• Speichern der Artikel-Anschaffungskosten pro Lieferungsposten.
  Diese speisen sich aus den im Lagerartikel hinterlegten Einkauf bzw. Anschaffungskosten.
• Speichern der (real angefallenen) Versandkosten pro Lieferung / Paket.
  Diese speisen sich aus den hinterlegten internen Versandkosten oder sofern angebunden bzw. importiert: aus den Logistiker-Abrechnungsdaten pro Paket.

Daraus lassen sich genaue Reports zu Roherträgen und Lieferanten- und Produkt(gruppen)-Margen erzeugen.

Status einer Lieferung

Mit der Installation der Warenwirtschaft-Extension werden verschiedene vorkonfigurierte Status installiert, die einer Lieferung zugeordnet werden können.

Jede Lieferung sollte (sehr zu empfehlen, auch wenn es am Anfang vermeintlich kompliziert aussieht...) die Status sauber durchlaufen, da mit jedem Statuswechsel auch Aktionen (im Hintergrund) ausgelöst werden, die die genauen Warenbestände steuern.

Nachfolgend eine Übersicht der verschiedenen Status:

Lieferung STATUS	Beschreibung Zustand	nächster Schritt
nicht reserviert [DUnrsvd]	Dies sind alle angelegten Lieferungen, zu denen noch keine konkreten Lagerartikel (und damit auch Packstationen) zugewiesen wurden. Wähle hier Lieferungen (einzeln) aus, um deren Artikel im Lager zu reservieren. Eine Lieferung mit zu liefernden Artikeln ist aus einem Auftrag heraus angelegt worden. Die Lieferartikel sind noch KEINEM Lager(-ort) zugeordnet (= unreserviert).	Aktion: „Reservieren“ Artikel werden in konkreten Lagern reserviert.
reserviert - warten auf Freigabe [DRsvd]	ALLE Artikel der Lieferung sind einem oder mehreren Lagern gleicher Packstation zugeordnet, d.h. die zugehörigen Lagerartikel sind reserviert.	Aktion: „Auf Versandliste“. Lieferung wird einer Versandliste zugeordnet, die zu der Packstation gehört. Entweder es wird automatisch ein Versandliste angelegt, oder es existiert bereits eine noch nicht versendete (nicht transferiert).
auf Versandliste [DReqToPick]	Die Lieferung ist einer Versandliste zugeordnet, die noch „offen“, d.h. nicht transferiert ist. Solange sie noch offen ist, können ihr weitere Lieferungen zugeordnet werden.	Aktion: „Transferieren“. Anmerkung: Es können nur ganze Versandlisten transferiert werden, nicht einzelne Lieferungen! Versandliste wird „transferiert“, d.h. der Packstation zum Picken & Packen übergeben. Dazu wird die in der Packstation konfigurierte Transferaktion (Standard ist E-Mail-Versand) ausgeführt. Die Versandliste wird als „transferiert“ markiert und der Status aller Lieferungen geändert.
Picken und Packen [DInPick]	Die Versandliste ist im Lager bzw. der Packstation angekommen und die Pakete (Lieferungen) werden dort gepickt & gepackt.
versandfertig [DSendable]	Die Lieferung ist als ein Paket fertig gepackt und wartet in der Packstation auf die Übergabe an den ausliefernden Logistiker.	Aktion: „wurde versendet“ (=Statuswechsel) Die Lieferungen mit den enthalten Lieferartikeln verlassen physikalisch das Lager und werden in der Lagerverwaltung ausgebucht. Ggfs. werden externe Paket-Trackingnummern und reale Versand-/Logistiker-Kosten in der Lieferung gespeichert.
versendet [DSent]	Die Lieferung (Paket) ist beim Logistiker und wird zum Empfänger transportiert.	Aktion: „wurde ausgeliefert“ (=Statuswechsel) oder bspw. Import von externen Trackingnummern. (Zeitlich automatischer) Wechsel in einen positiven End-Zustand, um nachzuhalten, dass das Paket erfolgreich beim Kunden abgeliefert wurde.
ausgeliefert [DDelivered]	Die Lieferung (Paket) wurde beim Empfänger abgeliefert (nicht zwangsläufig quittiert).

Versandliste

Versandlisten sind Listen von Lieferungen bzw. der darin enthaltenen Lagerartikel, mit allen Daten, die versendet werden sollen.

• Eine Versandliste ist immer genau einer Packstation zugewiesen.
• Technisch gesehen ist eine Versandliste einfach nur eine Gruppe von Lieferungen mit ihren zugewiesenen, reservierten Lagerartikeln.
• Mit einer Versandliste kann ein Picker-Mitarbeiter alle notwendigen Produkte aus dem Lager picken und anschließend versandfertig verpacken.
• Versandlisten können als CSV / PDF auch an externe lagernde Logistiker oder Lieferanten (Drop-Shipping/Streckengeschäft) versendet bzw. übermittelt werden.
• Das Übermitteln von Versandlisten kann zeitlich automatisiert werden (Konfiguration in den Packstation-Einstellungen)

Packstation

Die physikalischen Bereiche im Unternehmen in den Ware gepickt und in Pakete gepackt wird, werden Packstationen genannt.

• Eine Packstation kann für mehrere Lager "zuständig" sein.
• Packstationen bekommen die Versandlisten (verschiedene mögliche Wege), mit den zu versendenden Lagerartikeln.
• Diese Packstationen sind nicht zu verwechseln mit den Packstationen verschiedener Logistik-Unternehmen, wie bspw. DHL-Packstation

Least-Cost Versandvorschläge

Die Hublify Warenwirtschaft errechnet intelligente Versand-Vorschläge: Bei Versand ab mehreren Lagerorten wird die Packstation (oder Kombination) errechnet, über die alle Artikel insgesamt am günstigsten versendet werden kann.

Dabei werden folgende Parameter berücksichtigt:

• unreservierte, verfügbare Lagerartikel-Bestände.
• Interne Versandkosten des Produkts ab jeweiligem Lager.
• Interne länderspezifische Versandkosten bzw. -freigaben ab jeweiligem Lager.
• Lager-Versandpriorität

Die dahinter liegende Berechnungsformel kann in den Einstellungen an die eigenen Wünsche weiter angepasst werden.